Modulare Softwarestrukturen sind bei der Realisierung moderner eMail-Marketingsysteme unabdingbare Voraussetzung, um zukünftig mit geringem Aufwand individuelle Anpassungen und flexible Erweiterungen des Systems vornehmen zu können, sofern technische und rechtliche Neuerungen dies erfordern.
Moderne eMail-Marketingsysteme, sollten aus folgenden Modulen bestehen:
Administration und Systemsteuerung - Hierfür sind zentrale Module vorzusehen, mit deren Hilfe über intuitiv bedienbare Grafikschnittstellen der gesamte Systembetrieb organisiert und gesteuert wird.
Beispiele sind: Die Benutzerverwaltung für eine Vielzahl von Mandanten mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen, ein interaktiver Formular-Editor für Adressgewinnung übers Internet. Ein flexibles Content Management für personalisierte Text- und HTML-Mails, die Auswertung von Statistikdaten sowie die Erstellung von aussagekräftigen Reports.
Adress-Datenpools - diese Module sind das Kernstück des eMail-Marketingsystems mit einem ausgeklügelten Datenbankmanagement und mit allen automatisierten Adressverwaltungsfunktionen des Permission Marketing.
Beispiele sind: Das Bestätigen und Freischalten von neuen Adressen, deren automatisierte Pflege sowie das Austragen von Adressdaten, wenn Kunden keine weiteren Informationen mehr empfangen möchten.
Import und Export von Daten - diese Module sind erforderlich für eine weitestgehende Automatisierung des Online- oder Offline-Austauschs von Adressdaten zwischen dem eMail-Marketingsystem und den anderen IT-Systemen im Unternehmen.
Steuerung des Versands - diese Module fügen die einzelnen Bausteine - Adressdaten und Informationen - zu einer konsistenten Kampagne zusammen und versenden diese über das gewählte Kommunikationsmedium: Mit Personalisierung der zugehörigen HTML- und Text-Mails, mit Verknüpfung der Mails mit den für die Kampagne selektierten Adressdaten, mit Online-Monitoring der Kampagne sowie dem Speichern von Statistikdaten und deren Auswertung.