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	Wann ist es sinnvoll, ein CMS einzusetzen? ...mehr
	Kriterien zur Auswahl eines geeigneten CMS ...mehr

 Einleitung

Content Management hilft, das Internetangebot stets schnell, intuitiv und effizient zu managen. Der Nutzer benötigt weder Programmierkenntnisse noch irgendeine Designausbildung. Der Programmierer braucht keine Texte mehr einzupflegen, jeder Mitarbeiter kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. So arbeiten alle im Team motivierter, haben sie doch das Gefühl, wichtiger Bestandteil bei der Erstellung der Site zu sein.

Durch verschiedene Automatisierungselemente innerhalb eines Content Management Systems läßt sich der Aufwand für die Wartung und Pflege deutlich verringern. Die größten Aufgaben wie Organisation der Linkstruktur, Einhaltung der Corporate Design Richtlinien oder Beachtung von Sicherheitskonzepten werden direkt von den Systemen übernommen.

Desweiteren ermöglicht ein Content-Management-System dem Internet-User durch Interaktionsmöglichkeiten bspw. durch Implementierung eines Newsletter-Services, einer Community, eines Forums, eines Call-Back-Services, usw. oder die im Punkt erwähnte Personalisierungs-Technolgie einen für ihn erheblichen Mehrwert. Die gewonnen User-Daten und Profile aus der Interaktion werden durch das CMS abgespeichert und dem Customer-Relationship-Management zur Verfügung gestellt und sind somit von wichtiger Bedeutung für das Marketing.

 Wann ist es sinnvoll, ein (Web)-Content-Management-System einzusetzen?

Um eines gleich vorweg zu nehmen: Nicht für jedes Unternehmen ist der Einsatz eines Content Managements wirtschaftlich sinnvoll. Einfach strukturierte, statische Websites mit geringem Aktualitätsgrad rate ich ganz klar von einer Investition in ein Content-Management- System ab. Eine sich häufig ändernde, von einer großen Zahl von Mitarbeitern bearbeitete Internetpräsenz ist jedoch dringend auf eine unterstützende Software angewiesen.

Die Funktionalitäten helfen dem Nutzer, häufig begangene Fehler zu unterbinden. Eine wichtige Rolle spielt hier der aufgabenbezogene, personalisierte Zugriff einzelner Mitarbeiter auf die Inhalte der Site. Aber auch andere Features helfen, die Unternehmens-Websites attraktiver und professioneller zu gestalten. Nichts ist ärgerlicher als ein toter Link oder eine inaktuelle Information. Die CMS-Technologie verhindert solche Bugs, indem es die HTML-Programmierung für den User übernimmt und es so doch recht einfach macht, stets anspruchsvolle, aktuelle Internetseiten zu präsentieren.

Äußerst lukrativ ist die Anschaffung einer derartigen Software, wenn ein Unternehmen verschiedene Filialen betreibt. Hier schafft die neue Technik die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus den Content direkt einzupflegen. Nicht zuletzt sind einige Softwareanbieter so flexibel, daß sie auf spezielle Wünsche von Unternehmen mit eigens programmierten Anpassungen reagieren. Oliver Zschau schreibt in einem Artikel dazu Folgendes: "Lösungen von speziellen Softwareanbietern haben mittlerweile einen Stand, daß diese die Eigenlösungen ersetzen und übertreffen können, da diese für die Anforderungen vieler Kunden erstellt wurden. Der Anschaffungspreis ist strategisch gesehen geringer als die Weiterentwicklung einer Lösung, die nur auf einer oder wenigen Websites Anwendung findet." Welche Produkte nun für einzelne Unternehmen eine richtige Investition darstellen, entscheidet nicht unwesentlich das zur Verfügung stehende Internetbudget.

 Kriterien zur Auswahl eines geeigneten (Web)-Content-Management-Systems

Ein Content Management System sollte sorgfältig ausgewählt werden. Gehen Sie bei der Wahl eines CMS unbedingt die folgenden Punkte durch:

Ein Content Management Systems muß:

ohne größeren Aufwand in die hauseigene IT-Umgebung integrierbar sein. Manche CMS arbeiten nur mit Unix- bzw. Linux-Servern. Wenn die IT-Umgebung aber z.B. auf Windows basiert, müssen entweder entsprechende Schnittstellen geschaffen werden oder die Entscheidung sollte zugunsten eines windowsbasierten CMS getroffen werden. Wenn eine hauseigene Firewall besteht, muß geklärt werden, ob das CMS durch die Firewall publiziert und dementsprechend kompatibel ist bzw. angepasst werden kann - oder, ob die Umgehung der Firewall sicherheitstechnisch möglich ist.

möglichst weitgehend in die gewohnte Arbeitsumgebung der Mitarbeiter integrierbar sein. Das hat zwei Gründe:

1. Die im Hause verwendeten Standard-Dateitypen müssen vom CMS verarbeitet werden können. Besteht die Arbeitsumgebung z.B. in den Office-Produkten von Microsoft, so muß das CMS etwa WORD-Dateien problemlos importieren bzw. ohne große Umwege verarbeiten können.

2. Der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter nach Implementierung des CMS sollte möglichst gering sein. Das setzt ein System voraus, das neben einer intuitiven, leicht erlernbaren Arbeitsoberfläche im Look and Feel z.B. der gewohnten Windows-Oberflächen weitere Editierhilfen für Texte und Bilder anbietet.

browserbasiert arbeiten. Dies hat den entscheidenden Vorteil, daß das System nur serverseitig installiert werden muß. Auf der Clientseite (Eingabe-Arbeitsplätze) muß keine zusätzliche Software installiert werden. Die redaktionellen Inhalte werden über einen kostenlosen Standard-Internetbrowser (ab Version 4.0) eingepflegt. Damit kann das Internetangebot von jedem Arbeitsplatz, der mit einem Browser ausgestattet ist, gepflegt werden. Mehr noch: Die Dateneingabe ist - über ein Paßwortsystem - von jedem internetfähigen PC - weltweit möglich. Ein Bürgermeister kann also auf Reisen über ein Notebook z.B. eine Pressemitteilung in das Internetangebot seiner Kommune einstellen.

hierarchische Zugriffsrechte unterstützen. Das volle Zugriffsrecht mit der Möglichkeit, alle Elemente des Internetangebots zu verändern, benötigt nur die mit der Gesamtkoordination beauftragte Stelle, in der Regel die Online-Redaktion. Weitere Zugriffsrechte sollten abgestuft je nach Kompetenz der Mitwirkenden vergeben werden. Dafür muß z.B. geklärt und vor Implementierung des Systems festgelegt werden: Wer darf Seitenschablonen ( Templates) verändern? Wer darf Leitseiten verändern? Wer darf nur Texte eingeben? Ist eine Supervision nach Texteingabe erforderlich?

Altdateien aus dem bestehenden Internetangebot möglichst einfach übernehmen können. Wenn das bisherige Angebot erst Datei für Datei manuell auf das neue System übertragen werden muß, bedeutet dies großen Zeitaufwand und hohe Kosten.

Content Management Systeme funktionieren nicht nach dem Plug and Play-Prinzip: installieren, starten, loslegen. Sie werden speziell für die Nutzungswünsche und Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders konfiguriert bzw. programmiert. Das besorgen entweder CMS-Hersteller (Systemhäuser) oder Multimedia-Agenturen. Letztere arbeiten entweder mit Produkten von Systemhäusern oder bieten eigene (proprietäre) CMS-Lösungen an. Der finanzielle Aufwand muß - je nach Ausstattung, Bedienungskomfort und Lizenzpolitik - mit ab etwa 20.000 Euro bis etwa 150.000 Euro kalkuliert werden; dazu kommen i.d.R. laufende Kosten für Pflege und Updates von bis zu 15% der Lizenzkosten pro Jahr.

Welche Lösung die gebotene ist, kann erst nach sorgfältiger Analyse entschieden werden, wobei in jedem Einzelfall eine Gratwanderung zwischen Notwendigkeiten und Möglichkeiten zu vollziehen ist. Die Parameter hierfür sind: der hausinterne Workflow, Umfang und Zielsetzung des Internetangebotes sowie das zur Verfügung stehende Budget.