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 Der Content Life Cycle

Besonders hilfreich für die Analyse des Marktes für Content-Management-Systeme ist das Verständnis des Content Life Cycle. Dieser beschreibt den Lebenszyklus von Informationen auf Websites. Der potentielle Anwender einer Content Management Lösung tappt schnell in die Falle, sich stark an vorhandenen Features eines Systems zu orientieren, anstatt zu überprüfen, wie ihm dies wirklich beim Erstellen und Betreuen einer Website helfen kann. Der theoretische Ansatz des Content Life Cycle teilt die Informationsverarbeitung in fünf Abschnitte: Erstellung, Kontrolle, Freigabe, Publikation und Archivierung. Im Einzelnen können diese Abschnitte detailliert so beschrieben werden:

	Erstellung: In dieser Phase erstellen Autoren der verschiedenen Aufgabengebiete die digitalen Assets, die später den Content der Website darstellen. Dies sind im allgemeinen Texte, Grafiken und andere Medienformate.
	Kontrolle und Freigabe: Die in der ersten Phase erstellten Assets werden auf inhaltliche und gestalterische Korrektheit durch die entsprechend autorisierten Mitarbeiter kontrolliert. Ist die Kontrolle positiv, d.h. die zugearbeiteten Inhalte sind korrekt, dann werden diese freigegeben und in die Publikationsphase weitergereicht. Anderenfalls werden diese zur Nachbearbeitung an die Autoren zurückgegeben.
	Publikation: Freigegebene Inhalte werden im Inter-, Intra- oder Extranet publiziert und damit öffentlich dargestellt. Der Schritt von der Freigabe zum Publizieren ist also auch der Übergang von der internen Verarbeitung zur externen Veröffentlichung.
	Archivierung: Alle erstellten Inhalte werden auf irgendeine Art und Weise archiviert werden müssen, um Backups zu erstellen oder auch bestehende ältere Inhalte in einer Online-Publikation wiederzuverwenden oder über ein Archiv zugänglich zu machen. Archivierung kann intern oder öffentlich erfolgen, je nachdem, welcher Zielgruppe die Informationen zur Verfügung stehen sollen.

Der Anspruch an ein Web-CMS sollte nun darin bestehen, in allen Abschnitten des Content Life Cycle Automatismen zu bieten und diese im System abzubilden. Hierzu ist anzumerken, daß unter dem Ausdruck Content Management eigentlich Web-Content-Management zu verstehen ist.

 Komponenten eines (Web)-Content-Management-Systems

Im konzeptionellen Aufbau der meisten Web-Content-Management-Systeme findet sich der theoretische Ansatz des Content Life Cycle wieder. Es wurde schon erwähnt, daß es das Ziel eines jeden CMS sein sollte, den Content Life Cycle weitgehends zu automatisieren und zu unterstützen. Dafür sind im Allgemeinen folgende sechs Komponenten in Web-Content- Management-Systemen zu finden:

Assetmanagement:

Zentrale Komponente jedes Web-Content-Management-Systems ist das Assetmanagement, welches für die Verwaltung aller digitalen Assets verantwortlich ist. Getrennt von der letztendlichen Darstellung auf der Website werden Texte, Bilder, Sounds, Videos uvm., idealerweise medienneutral, erfaßt und gespeichert. Durch die zentrale Ablage der Daten ist eine effiziente Versionsverwaltung möglich und diese in weiteren Publikationen einfach weiterverwendbar. Einzelnen Assets sind Attribute zuordbar, die deren Veröffentlichung steuern oder Informationen über Autor und Versionierung enthalten. Automatismen erstellen Sitemaps, kontextbezogene Navigationselemente oder Indexseiten zu den neuesten Inhalten.

Für die Ablage der einzelnen Assets einer Website kommen hauptsächlich zwei Varianten zum Einsatz. Zum einen gibt es die althergebrachte Ablage in Dateisystemen mit Ordnern und Dateien und zum anderen die Ablage in Datenbanken

Die Ablage in einer Dateistruktur erinnert stark an die herkömmlichen Methoden des Webpublishing und spielt wegen ihrer Vorteile weiterhin eine große Rolle. Dadurch können ohne Umwege beliebige Editoren für Webseiten weiterverwendet werden und die Vertrautheit mit der Technologie ist bereits vorhanden. Zudem wird durch statische Dateien eine höhere Performance erreicht, als wenn die Inhalte aus einer Datenbank zur Laufzeit generiert werden.

Web-Content-Management-Systeme, die Inhalte allein in einer Datenbank vorhalten, erfordern höhere Performanceansprüche an das System.

Modern ist es, evtl. Engpässe durch das Caching (Zwischenspeichern) von dynamischen Seiten auszugleichen. Ein anderer Weg ist, die Daten für die redaktionelle Arbeit im Datenbanksystem zu halten und für den Zugriff aus dem Web in ein statisches, dateibasiertes Abbild zu exportieren. Damit wird eine höhere Performance auf Kosten eines weiteren Zwischenschrittes erreicht.

Die Methode der Abblage der Assets beeinflußt meist die Art der Bildung der URL zu den einzelnen Webseiten. Bei datenbankbasierenden Systemen kann es vorkommen, daß die gebildeten URL's für Suchmaschinen nicht auswertbar sind und nicht als fester Bookmark im Browser des Nutzers gespeichert werden können.

Als der größte Unterschied zwischen den zwei Methoden der Assetablage sind die verwendeten Daten zu sehen. Daten im Dateisystem sind unstrukturiert und Daten in einer Datenbank strukturiert. Strukturierte Daten können einfacher konvertiert und damit in neue Formate überführt und anderenorts weiterverwendet werden.

Web-Content-Management-Systeme bieten eigene Datenbanken oder die Einbindung von externen Datenbanksystemen zur Speicherung der Komponenten an. Dadurch erweitert sich das Spektrum der Möglichkeiten für die Administration der Assets. Zusätzlich zu den Rohdaten können weitere Informationen zugewiesen werden, die für die Archivierung, den Status im Workflow oder die inhaltliche Konzeption genutzt werden können. Mehr zu diesen Attributen im nächsten Abschnitt.

Stark im Trend sind zur Zeit hybride Technologien, die einerseits die Daten im Dateisystem ablegen und andererseits eine Datenbank für die Verwaltung zusätzlicher Informationen, meist META-Daten genannt, nutzen. Damit werden die Vorteile beider Methoden teilweise vereinigt.

Workflowkomponente

Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die Workflowkomponente. Erst diese ermöglicht ein dezentrales Arbeiten mit den verwalteten Assets durch viele Mitarbeiter. Basierend auf definierten Zugriffsrechten schafft sie eine Arbeitsumgebung, die den redaktionellen Workflow auf der Website in einen rollenbezogenen Freigabezyklus umsetzt und den Zugriff mehrerer auf die Vielzahl von Dokumenten steuert. Zusammen mit Workgroupfunktionalitäten, wie Benachrichtigungen, To-Do-Listen, Sperren und Ausleihen von Dokumenten, sichert die Workflowkomponente die inhaltliche Qualität der Website.
Eine große Website läßt sich nur mit genau definierten Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters effektiv verwalten. Dafür sind Mechanismen notwendig, die den Workflow (Ablauf der Arbeitsschritte) der Website im Web-Content-Management-System abbilden.

Ein Rollenkonzept regelt hierbei den aufgabenbezogenen Zugriff auf Teile des Systems. Das Rollenkonzept bildet die Arbeitsteilung eines Teams innerhalb des Systems ab. Damit kann die Rechteverteilung intuitiv in nachvollziehbaren Rollen geschehen. Für jede Rolle wird ein Berechtigungskonzept erstellt, daß der entsprechenden Gruppe von Mitarbeitern übertragen wird. Meldet sich ein Mitarbeiter am Web-Content-Management-System mit seiner Kennung und Paßwort an, bekommt er Zugriff auf das System nur in dem Umfang, wie ihm dafür Berechtigungen entsprechend seiner Rolle übertragen wurden. Ein Administrator bekommt so z.B. alle Rechte für den Zugriff auf Systemeinstellungen, der Chefredakteur Zugriff auf die Sitestruktur und der Sportredakteur nur auf die Sportseiten.

Durch das aufgabenbezogene, personalisierte Rollenkonzept wird ganz klar definiert, welcher Redakteur welche Rechte hat. Der von einem Redakteur verfaßte Artikel erscheint nicht direkt im Internet, da er zunächst der Prüfung des Chefredakteurs standhalten muß. Der Chefredakteur, der von einem Administrator dazu bestimmt wird, erhält per Mail eine Nachricht, wenn ein ihm untergeordneter Mitarbeiter einen Inhalt einpflegen möchte. Nach Kontrolle des Textes kann er dann entweder den neuen Content direkt in die Internetseiten einpflegen, löschen oder die Informationen nochmals zur Korrektur an den Redakteur zurückgeben.

Wenn zahlreiche Autoren an der Erstellung einer Internetpräsenz arbeiten, sollte der Fall ausgeschlossen werden, daß plötzlich mehrere Personen gleichzeitig, sofern sie die Berechtigung haben, auf ein Bestandteil der Website zugreifen. Viele Systeme schaffen dies durch eine temporäre Sperrung während der Bearbeitung einer Komponente. So werden von vornherein Auseinandersetzungen beim zeitgleichen Zugriff ausgeschlossen.

Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Benutzer- und Zugriffsverwaltung arbeiten sehr eng zusammen. Die über die Benutzerverwaltung erfaßten oder aus anderen Systemen importierten Benutzer erhalten entsprechend ihrer Rolle im Workflow Rechte im System. Das Content-Repository enthält neben unkritischen Informationen meist ebenso auch Daten, über die nicht jeder verfügen sollte. Neben dem Zugriff auf den Web Content speichert ein CMS auch Informationen über Nutzer und Mitarbeiter, die intern genutzt werden, doch niemals extern zur Verfügung stehen dürfen. Man braucht also ein Sicherheitskonzept, daß nach außen hin absichert und intern die nötigen Zugriffe erlaubt. Ein CMS bildet dies über die Benutzer- und Zugriffsverwaltung ab.

Der Schutz nach außen hin erfolgt über die Zugriffsverwaltung. Viele Content-Management- Systeme sind so angelegt, daß die Clients mit dem Server über das HTTP-Protokoll kommunizieren. Der Einsatz der sicheren Variante dieses Protokolls, HTTPS, kann hier mehr Sicherheit bieten. Das Login steht meist unter einer speziellen URL auf dem Webserver zur Verfügung. Auch wenn diese nicht öffentlich bekannt ist, können erfahrene Internetanwender sie meistens von der eingesetzten Software ableiten. Möchte man diese Standard-URL eines CMS ändern, muß dies das System auch zulassen.

Über die erwähnte URL gelangt der Nutzer zur Login-Seite bzw. zum Client des CMS. Durch die Eingabe von Nutzererkennung und Paßwort muß sich der Nutzer authentifizieren. Damit sind wir bei der internen Verwaltung der Benutzerrechte angelangt.

Aus der Authentifizierung lassen sich die Berechtigungen des Nutzers im System ableiten. Das CMS schlägt gewissermaßen in seiner Benutzerdatenbank nach, was es dem Nutzer erlauben darf. Grundlage dafür ist die technische Umsetzung eines Rechtekonzeptes.

Für CMS sind zwei Ansätze der auf den Benutzer abgestimmten Sicht auf Funktionen und Inhalte im System möglich:

	Sicht auf alle Möglichkeiten, Rechte werden bei Aktionen geprüft
	Darstellung nur der erlaubten Funktionen und Contents

Die erste Variante ist eher eine rudimentäre Umsetzung des Rechtekonzeptes in ein Bedienungskonzept. Der Nutzer hat freie Sicht auf alle Funktionen und Inhalte. Erst wenn er eine Aktion startet, prüft das CMS die Berechtigung und vollzieht die Aktion oder unterbindet sie mit einem Hinweis.

Die zweite Variante ist klar die Bessere. Das beginnt schon damit, daß die Bedienung des Systems sich an den Rechten des Nutzers orientiert. Damit kann der Bedienungsumfang für bestimmte Nutzergruppen maßgeschneidert werden. Wozu braucht ein Texter z.B. Zugriff auf Templates? Mit der Einschränkung der Funktionen bekommt er einen für ihn übersichtlicheren Client zur Hand. In gewachsenen, großen Sites sieht der Autor durch dieses Konzept nur die Inhalte seines Verantwortungsbereiches. Dies erhöht die Einfachheit des Umgangs mit dem System für den Anwender.

Im- und Exportschnittstellen für Content

Neben Informationen, die speziell für das Web aufbereitet werden, existieren in Unternehmen verteilt weitere, die aus unterschiedlichen Applikationen stammen. Ein CMS muß zum einen diese Informationen zur webgerechten Darstellung nutzen können und zum anderen auch für Exports offen sein. Möglichkeiten für Im- und Exports sind u.a.:

	Import und Umwandlung unterschiedlicher digitaler Dokumentformate
	Einbindung von Informationen von Datenbanken
	Import bestehender Websites
	Fremde Medientypen

Bei der Auswahl eines CMS sollte daher darauf geachtet werden, daß auf jeden Fall die gängigsten Formate unterstützt werden, wie z.B.:

	Text- und Rich-Text-Dateien (txt und rtf)
	Microsoft Word und Excel (doc und xls)
	Adobe Portable Document Format (pdf)

Nicht unerheblich bei Einführung eines CMS ist auf Anwenderseite die Frage "Können wir die Inhalte der alten Website weiterbenutzen?" Es gibt drei Möglichkeiten des Imports von Inhalten aus einer bestehenden Website in ein CMS:

	Kompletter Import mit zusätzlicher Trennung von Inhalt und Layout sowie Strukturierung der Inhalte
	Weiterbestehen der alten Website und Verknüpfung mit dem CMS
	Import und Zerlegung in Elemente zur Weiterverarbeitung

Damit wird die Wertschöpfung mit den bereits vorhandenen Informationen zusätzlich gesteigert. -ein sehr positiver Effekt einer technologischen Entwicklung.

Nächster Schritt

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